Конфиденциальность

1. Общие положения

Настоящая Политика описывает обработку персональных данных при использовании сервиса управленческого и финансового учёта Finance OS, его официальных интерфейсов, учётных записей и каналов обращения к Оператору. Она охватывает учёт, связанные деловые и кадровые документы, служебные сообщения, а также предполагаемые операции анализа и экспорта при выполнении указанных ниже условий. Она распространяется на сведения о пользователях, представителях заказчиков и иных физических лицах в пределах конкретных целей и ролей. Описание планируемой функции не означает, что она уже подключена или что её правовые и технические условия выполнены.

Оператор персональных данных для собственных целей сервиса - Индивидуальный предприниматель Котов Анатолий Алексеевич, ИНН 231218276290, ОГРНИП 326237500022017. Адрес: 350075, Россия, г. Краснодар, ул. им. Селезнева, д. 90, кв. 1. Электронная почта для обращений: anatoly.kotov.ru@gmail.com.

Персональные данные - сведения, относящиеся к определённому или определяемому физическому лицу. Сведения исключительно о юридическом лице не становятся персональными данными только вследствие внесения в справочник; сведения об ИП, сотрудниках и представителях оцениваются отдельно.

Обработка включает необходимые для заявленных целей получение, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, использование, предоставление уполномоченным получателям, блокирование, удаление и уничтожение. Применяются автоматизированная обработка и, при необходимости работы с обращениями и документами, обработка без средств автоматизации.

2. Роли Оператора и заказчика

Оператор самостоятельно определяет цели обработки данных учётных записей, взаимодействия с заказчиками, обращений, договорных расчётов и обеспечения безопасности сервиса. Для этих целей он исполняет обязанности оператора персональных данных.

Организация или ИП, которые определяют состав и цели обработки данных своих работников, клиентов и контрагентов в рабочем пространстве, выступают оператором соответствующих данных. Такая организация или ИП далее именуется Заказчиком. Роли определяются по каждой цели, в том числе при использовании сервиса несколькими компаниями одной группы.

Обработка содержимого рабочего пространства Оператором по поручению Заказчика допускается на основании отдельного договора или условия договора о поручении обработки. В нём определяются цели, категории данных и людей, операции, конфиденциальность, защита, уведомления об инцидентах, возврат и прекращение обработки. Настоящая Политика такое поручение не заменяет.

Заказчик определяет правовые основания внесения данных третьих лиц, обеспечивает необходимое информирование и получение согласий, когда они требуются, и выдаёт права своим пользователям. Оператор соблюдает обязанности лица, обрабатывающего данные по поручению, и собственные обязанности по своим целям. Субъект вправе обратиться к Оператору для определения надлежащего адресата запроса.

Выбор внешнего аналитического сервиса, передаваемого набора данных и получателя определяется отдельно. Если такую обработку организует Оператор для Заказчика, она включается в поручение и согласованный перечень привлечённых лиц; Оператор проверяет собственные обязанности по передаче. Если Заказчик самостоятельно выгружает сведения и использует внешний сервис, он определяет цели и основания этой самостоятельной операции. Наличие выгрузки в интерфейсе и поручения обработки не разрешает автоматически любые последующие передачи.

3. Цели, категории данных и сроки

Сервис может использоваться для документов различных деловых форматов и видов: договоров, счетов, актов, платёжных документов, доверенностей, кадровых и иных документов, связанных с законными целями рабочего пространства. Возможность загрузить файл не устанавливает право обрабатывать любые сведения в нём.

Для каждой цели выбираются необходимые категории людей и перечень данных. Состав документов определяется реальной операцией, применимым законом и поручением Заказчика; избыточные сведения исключаются. Общая формулировка «все возможные персональные данные» не применяется как основание сбора.

Учётная запись и доступ к сервису

Категории людей: Пользователи и представители Заказчиков.
Сведения: Имя или ФИО, email, идентификатор аккаунта, статус доступа, роли и принадлежность к рабочим пространствам; сведения о входах и сессиях, параметры подтверждения входа и MFA. Фотография профиля - по выбору пользователя.
Цель: Предоставление доступа, подтверждение входа, отображение профиля и разграничение полномочий.
Основание: Отдельное согласие на обработку данных учётной записи для доступа к сервису. Исполнение договора с субъектом или договора, по которому он является выгодоприобретателем, применяется только при наличии соответствующего договора. Добровольные имя и фото профиля имеют отдельное согласие. Передача работодателем оценивается по применимому законодательству и надлежащему поручению; пользователь не даёт согласие за других лиц.
Срок хранения: В течение предоставления законного доступа и действующих отношений по сервису. При продлении отношений необходимое хранение продолжается в пределах той же цели и действующего основания. Прекращение доступа влечёт пересмотр необходимости каждого набора данных; удаление или блокирование выполняется в применимые законные сроки. Сведения, требуемые для самостоятельной законной цели, хранятся отдельно и в необходимом объёме.

Учёт в рабочем пространстве Заказчика

Категории людей: Работники, представители, ИП, контрагенты и клиенты - физические лица, чьи сведения законно включены в учёт.
Сведения: ФИО, деловые контакты, необходимые идентификационные, договорные и платёжные реквизиты; сведения о платежах, обязательствах, авторах действий и документах. Реквизиты документа, удостоверяющего личность, адрес и дата рождения включаются лишь когда они необходимы конкретному договору, обязанности по закону или иной законной операции. Скан такого документа требует отдельной оценки необходимости содержащихся в нём сведений.
Цель: Ведение справочников, платежей, обязательств, управленческих отчётов и документов; предоставление согласованных функций сервиса.
Основание: Правовое основание Заказчика по статье 6 Федерального закона № 152-ФЗ и поручение обработки. При собственном учёте Оператора - применимое законное основание соответствующей операции.
Срок хранения: В течение законной потребности в учёте и действующего поручения, а для документов с обязательным хранением - в пределах применимого срока соответствующей категории. Пролонгация обслуживания позволяет продолжать только необходимое хранение при сохранении основания. Прекращение обслуживания сопровождается согласованным возвратом и удалением; отдельный архив сохраняется лишь для действующей законной цели.

Деловые и кадровые документы рабочего пространства

Категории людей: Работники и бывшие работники, исполнители, представители и иные лица, сведения о которых необходимы законному документообороту Заказчика.
Сведения: ФИО, контакты и адрес; необходимые идентификаторы, сведения об образовании, должности, трудовой деятельности, вознаграждении и расчётах; реквизиты удостоверения личности, ИНН и СНИЛС - когда они нужны соответствующей операции. Документы обрабатываются только в необходимой части. Специальные категории и использование сведений для биометрической идентификации регулируются отдельно.
Цель: Согласованный деловой и кадровый документооборот, исполнение обязательств, расчёты и хранение документов, которое требуется применимым законодательством.
Основание: Применимое основание Заказчика для конкретной операции, включая обязанности по трудовому, налоговому, архивному и иному законодательству, договор с субъектом или надлежащее согласие, когда оно требуется; поручение обработки Оператору. Обычные права финансового пользователя не означают доступ ко всем кадровым документам.
Срок хранения: Срок определяется видом документа, законной целью и обязательными требованиями. Для продолжения действующих отношений хранение необходимых данных продолжается; документы завершённых отношений сохраняются лишь по остающимся законным основаниям, с отдельным ограничением доступа.

Обращения и техническая поддержка

Категории людей: Пользователи, представители Заказчиков и заявители.
Сведения: Имя, адрес ответа, идентификатор аккаунта при наличии, тема и содержание обращения, технические сведения об ошибке; только необходимые приложения.
Цель: Ответ на вопрос, устранение неисправности, рассмотрение запроса о персональных данных и исполнение законных обязанностей.
Основание: Исполнение договора, обязанности по закону, защита законных интересов при соблюдении прав субъекта; согласие - когда другие основания неприменимы.
Срок хранения: До рассмотрения обращения и завершения связанных обязательств, с последующим пересмотром необходимости хранения. Материалы, необходимые для подтверждения исполнения обязательств, рассмотрения конкретного спора или исполнения закона, хранятся отдельно на период соответствующей цели и применимого срока. Повторное обращение продлевает хранение только относящихся к нему необходимых материалов.

Договоры и расчёты Оператора с Заказчиком

Категории людей: Заказчики - физические лица и ИП, представители и подписанты организаций.
Сведения: ФИО, полномочия представителя, контакты, реквизиты стороны, сведения о договоре, оплате и обязательных учётных документах.
Цель: Заключение и исполнение договора, расчёты, налоговый и бухгалтерский учёт, рассмотрение требований.
Основание: Договор с субъектом и обязанности, предусмотренные законодательством; для представителя организации - необходимое применимое основание с учётом его полномочий.
Срок хранения: На период исполнения договора и далее в течение обязательных сроков соответствующего документа, включая архивные, налоговые и бухгалтерские требования. Конкретные сроки учитываются в номенклатуре документов Оператора.

Безопасность и техническая работа

Категории людей: Пользователи и посетители интерфейсов сервиса.
Сведения: IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, дата и время запроса, идентификаторы сессии и пользователя, результаты входа, ошибки и события изменения прав; содержимое действий - лишь в объёме, необходимом для соответствующей цели.
Цель: Поддержание работы, предотвращение неправомерного доступа, диагностика и расследование инцидентов.
Основание: Исполнение договора, обязанности по защите данных и законные интересы Оператора с оценкой влияния на права людей.
Срок хранения: На документированно необходимый период диагностики, защиты и контроля полномочий; для каждого вида журнала предельный срок и событие начала отсчёта устанавливаются в правилах хранения. Материалы конкретного инцидента могут сохраняться отдельно на период расследования и исполнения законных обязанностей. Продление договора или повторный вход не перезапускают срок всех старых журналов автоматически.

Анализ документов и отчётов с использованием GPT

Категории людей: Лица, чьи сведения присутствуют в отобранных для анализа законно обрабатываемых документах и отчётах.
Сведения: Необходимый фрагмент документа, отчёт или вопрос, контекст анализа и результат; сведения, позволяющие установить человека, передаются только если они необходимы согласованной цели и допустимы к передаче. Предпочтительны агрегаты или подготовленные материалы, исключающие установление личности с учётом всей передаваемой информации.
Цель: Выбранный пользователем анализ финансовых и деловых документов, извлечение необходимых сведений и подготовка проекта выводов. Результаты проверяются человеком; эта цель не включает решения с юридическими последствиями для человека исключительно на основании автоматизированной обработки.
Основание: Самостоятельное законное основание соответствующего оператора для анализа и предоставления внешнему получателю; для работы по поручению - согласованные условия привлечения обработчика. Когда требуется согласие на конкретную передачу, оно получается отдельно. Применяются условия раздела 7; одна Политика или действие загрузки не заменяют основание.
Срок хранения: Локальные материалы и выводы - в пределах согласованной цели и срока исходного документа. Внешние запросы, чаты, файлы и результаты имеют отдельный срок по проверенным условиям конкретного продукта и аккаунта; их сохранение и удаление включаются в согласованный порядок. Срок хранения в РФ не считается автоматически сроком удаления у внешнего сервиса.

Работа с отчётами и выгрузками в Google Таблицах

Категории людей: Лица, сведения о которых необходимы выбранному отчёту или согласованной совместной работе.
Сведения: Выбранные поля и строки отчёта, необходимые реквизиты документов и операций, имена уполномоченных участников, сведения о доступе и изменениях. Полная база и персональные сведения не включаются в выгрузку по умолчанию для любой задачи.
Цель: Формирование и согласованное редактирование выбранных отчётов и таблиц, расчёты и совместная работа уполномоченных участников.
Основание: Законное основание соответствующего оператора для выбранной обработки и предоставления данных Google и участникам; согласованные условия поручения, когда применимо. Персональные данные передаются только после выполнения условий раздела 7; публикация по общедоступной ссылке требует отдельной оценки.
Срок хранения: До окончания необходимости выбранного отчёта и законных оснований его обработки. Правила удаления распространяются на таблицы, файлы, корзину, экспортированные копии и доступные версии в пределах проверенных возможностей и обязательств конкретного продукта. Действующая основная база сама по себе не оправдывает бессрочное хранение каждой выгрузки.

Служебные и информационные сообщения

Категории людей: Пользователи и представители Заказчиков, которым необходимо сообщение о работе сервиса.
Сведения: Адрес доставки и имя, идентификатор аккаунта, роль и сведения о сервисном событии, выбранные настройки уведомлений; технический результат отправки. В письмо включается только необходимый объём сведений.
Цель: Вход и подтверждение доступа, приглашения, уведомления об операциях, безопасности, обслуживании и существенных условиях сервиса. Рекламные рассылки и продвижение товаров в эту цель не входят.
Основание: Исполнение договора, законные обязанности и необходимые интересы при соблюдении прав субъекта; для необязательных сообщений - применимое отдельное основание и настройки пользователя.
Срок хранения: Адрес и настройки - в пределах соответствующих отношений и необходимости уведомлений. Содержание и сведения о доставке хранятся на срок подтверждения конкретного события и исполнения связанных обязанностей. Прекращение отношений не продлевает срок автоматически.

Для каждой категории определяется срок либо проверяемое условие прекращения хранения: цель, основание, событие начала отсчёта, применимый обязательный период и порядок удаления. Наличие нескольких целей учитывается раздельно; после завершения одной цели не сохраняется весь набор сведений лишь потому, что для части данных действует другое основание.

Продление договора или сохранение необходимой законной цели может продолжать допустимое хранение. Оно не является автоматическим продлением согласия, не возобновляет завершённую цель и не отменяет права человека и обязанности уничтожить данные. Сроки не продлеваются только из-за повторного входа, создания копии, обновления файла или отсутствия обращения за удалением.

Для сведений о здоровье, убеждениях, интимной жизни и других специальных категорий требуется отдельная оценка по статье 10 Федерального закона № 152-ФЗ. Письменное согласие либо другое применимое основание, необходимые меры защиты и отдельный доступ определяются до начала такой обработки. Описание кадровых документов не означает, что эти условия уже выполнены.

Изображение профиля используется для отображения пользователя, а не для установления личности по биометрии. Использование фотографии, голоса либо иных физиологических сведений для идентификации требует отдельного законного основания и выполнения специальных требований. Данные о судимости также оцениваются отдельно в предусмотренных законом случаях.

Внутренние правила хранения и номенклатура документов уточняют применимые периоды без их произвольного увеличения. Пользователь вправе запросить относящийся к его сведениям срок либо критерий его определения.

4. Источники данных и основания обработки

Данные поступают от самого пользователя, уполномоченного представителя Заказчика, из технических событий сервиса и законно подключённых источников. Подключение интеграции определяется договором, полномочиями инициатора и условиями поставщика; сведения из одного источника не используются автоматически для любой новой цели.

Для обработки выбирается конкретное основание: согласие, необходимое исполнение договора, обязанность по закону либо иное применимое основание статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ. Один договор с организацией не считается универсальным основанием для любых данных всех её работников и контрагентов.

При получении сведений не от самого человека обеспечивается его информирование в предусмотренных законом случаях. Наличие данных в открытом источнике не освобождает от оценки цели, объёма и условий их использования.

Когда требуется согласие, оно оформляется отдельно от договора и других подтверждаемых документов; фиксируются содержание, версия, способ и дата получения. Ознакомление с Политикой, продолжение использования интерфейса и пролонгация обслуживания не подменяют отдельное согласие и не продлевают его автоматически. Служебные и информационные сообщения ограничиваются назначением сервиса. Рекламные рассылки не осуществляются в рамках описанных целей; наименование сообщения «информационным» само по себе не меняет его фактическое рекламное содержание.

5. Размещение и техническое хранение

Основные базы Finance OS, данные авторизации и файловое хранилище размещены на инфраструктуре REG.RU в Российской Федерации. Для сбора данных граждан РФ соблюдаются требования части 5 статьи 18 Федерального закона № 152-ФЗ. Основной и тестовый экземпляры разделены; доступ к каждой среде ограничивается её назначением и полномочиями.

Резервные копии основных баз и файлов хранятся в российском контуре. Доступ к копиям ограничивается восстановлением и обслуживанием. При обязательном удалении данных учитываются также копии: исключается их обычное использование и повторное включение удалённых данных в действующую базу при восстановлении; уничтожение выполняется в применимые законные сроки.

Обработка в тестовой среде допускается только в пределах законных целей и оснований, с ограничением состава данных и доступа. Для испытаний предпочтительны искусственные или надлежащим образом обезличенные сведения.

Браузер может сохранять технические cookies для входа и защиты сессии, настройки интерфейса в localStorage и ограниченный буфер отображаемых данных. Буфер служит ускорению работы и не заменяет серверную проверку прав. Пользователь может очистить эти сведения средствами браузера; отключение необходимых механизмов может препятствовать входу или работе функций.

Российское размещение основной системы относится к инфраструктуре Finance OS. Оно не распространяется автоматически на экспортированные Google Таблицы, внешние чаты, API-запросы и переписку Gmail. Первичный сбор и операции с использованием зарубежных сервисов оцениваются отдельно; зарубежная таблица или чат не заменяют соблюдение требований к сбору данных граждан РФ.

6. Получатели и доступ к данным

Доступ в рабочем пространстве получают уполномоченные Заказчиком пользователи в пределах выданных ролей и модулей. Заказчик контролирует состав пользователей и своевременно отзывает доступ. Оператор и привлекаемые администраторы получают доступ, необходимый для согласованного обслуживания, безопасности и законных обязанностей.

Поставщик инфраструктуры REG.RU обеспечивает размещение и техническую инфраструктуру хранения, резервирования и доставки служебной почты. Условия привлечения обработчиков определяются соответствующими договорами. Сведения могут предоставляться уполномоченным государственным органам при наличии законного требования и в необходимом объёме.

Для проверки полномочий может использоваться административный режим просмотра доступности функций сотруднику. Такой просмотр допускается уполномоченным лицом в пределах соответствующего рабочего пространства; режим не предоставляет право менять данные от имени проверяемого сотрудника.

Данные не предназначены для общедоступного распространения. Публикация персональных данных, в том числе с предоставлением неограниченного доступа, требует отдельного законного основания и соблюдения специальных требований. Передача новому получателю или для новой цели оценивается до подключения соответствующей функции.

Для планируемого внешнего анализа и работы с таблицами поставщиками продуктов являются OpenAI (ChatGPT/GPT API) и Google (Google Таблицы; Gmail для обращения). Конкретное юридическое лицо, состав получателей, страны обработки, условия доступа и дальнейшие привлечённые лица устанавливаются по выбранному продукту и договору до передачи персональных данных. Для каждого внешнего получателя применяется самостоятельная оценка.

7. Голосовой ввод, внешние сервисы и зарубежная обработка

Голосовой ввод комментариев в задачах и проектах запускается только нажатием микрофона пользователем. Распознавание выполняет браузер или операционная система: на устройстве, если это поддерживается, либо через свой сервис распознавания, например Apple/Safari или Google/Chrome. При сетевом распознавании голос и произнесённый текст могут передаваться провайдеру браузера, в том числе за пределы РФ, и обрабатываться по его правилам. При этом режиме диктовки Finance OS не получает и не хранит аудиозапись, не выполняет биометрическую идентификацию по голосу и не подключает отдельный платный сервис транскрибации. Распознанный текст появляется в редактируемом поле; пользователь проверяет его и сам нажимает «Отправить». Сохранённый текст обрабатывается как обычный комментарий рабочего пространства.

Условия голосового ввода включены в отдельный текст общего согласия на обработку данных учётной записи, подтверждаемый существующей галочкой при входе. При существенном изменении условий требуется явное принятие новой версии один раз; старые решения сохраняются в истории и не подменяются новым согласием. Подтверждение перед каждой диктовкой не требуется. Голосовой ввод доброволен: его можно не использовать и вводить комментарии вручную. Доступ к микрофону регулируется разрешениями браузера; запись прекращается при остановке, отмене, уходе со страницы или утрате доступного контекста. Согласие пользователя не заменяет применимых требований к обработке и трансграничной передаче, изложенных в этом разделе. Условия хранения у провайдера не определяются оператором Finance OS; не следует диктовать избыточные персональные данные третьих лиц, пароли или коды входа.

Планируются два способа анализа: загрузка выбранных материалов в ChatGPT через сайт и передача в GPT API из Finance OS. Также планируется работа с выбранными отчётами и выгрузками в Google Таблицах. Эти операции рассматриваются как отдельные цели и потоки данных; общая база сервиса при этом размещается в РФ. План не означает фактического подключения интеграций или завершённого правового оформления передач.

ChatGPT и API являются различными продуктами; личные и корпоративные аккаунты Google также могут иметь разные договорные и технические условия. Для каждого варианта до передачи определяется конкретный получатель, страна или перечень стран, набор данных, основание, условия привлечения обработчика, дальнейшего использования и хранения. Настройки запрета обучения модели или удаления чата не устраняют требования российского закона к передаче.

При наличии трансграничной передачи соблюдаются статья 12 Федерального закона № 152-ФЗ, необходимые уведомления Роскомнадзора, предусмотренные сроки, результаты оценки получателя и действующие ограничения. Одновременно сохраняются требования к сбору и размещению данных граждан РФ. Согласие пользователя, ознакомление с Политикой и факт российского хранения основной базы сами по себе не разрешают любую зарубежную передачу.

До передачи проверяется возможность выполнить эти условия и обеспечить права людей. Для сведений Заказчика проверяются его основания, полномочия инициатора и условия поручения; оператор определяется по конкретной цели. Если условия передачи персональных данных не выполнены, такая передача не организуется Оператором. Для анализа выбираются агрегированные или подготовленные материалы, не позволяющие установить человека с учётом текста, вложений, метаданных и других доступных сведений.

Замена только ФИО либо email условным номером не считается достаточной гарантией отсутствия персональных данных: человек может определяться по должности, сумме, адресам, датам, реквизитам и контексту. Сканы и вложения проверяются целиком. Результаты анализа и таблицы могут сами содержать персональные данные и подлежат соответствующему контролю.

Доступ к Google Таблицам предоставляется выбранным уполномоченным участникам. Общедоступная ссылка или широкое внешнее приглашение требуют отдельной оценки оснований и получателей. Возврат и удаление исходной записи в Finance OS сопровождаются проверкой относящихся к ней внешних файлов, чатов и результатов в согласованных пределах; это требует отдельного процесса и не происходит автоматически от удаления строки в основной базе.

Адрес anatoly.kotov.ru@gmail.com обслуживается Gmail (Google). Содержание обращений и технические сведения могут обрабатываться за пределами РФ. Для первоначального обращения достаточно вопроса, необходимого адреса ответа и идентификатора аккаунта при наличии. Не следует отправлять по email пароли, коды входа, полные базы и избыточные документы третьих лиц. Для обращения также доступен почтовый адрес Оператора; при необходимости дополнительной проверки сообщается подходящий способ и объём сведений.

Служебные письма доставляются на выбранный пользователем адрес. Его почтовый провайдер может обрабатывать письмо за рубежом. Условия конкретного почтового потока и объём включаемых сведений оцениваются отдельно. Политика информирует об этих каналах, но не подтверждает сама по себе исполнение процедур трансграничной передачи.

По отдельному добровольному действию «Записать голосовое сообщение» я могу записать, прослушать и отправить аудиосообщение в обсуждение проекта или задачи. До нажатия «Отправить голосовое» запись остаётся на моём устройстве; при отмене она не отправляется. После отправки исходная аудиозапись, её автор, время и связь с обсуждением сохраняются в закрытом хранилище Finance OS в российской инфраструктуре REG.RU и доступны только участникам с действующими правами на это обсуждение. По нажатию «Транскрибировать» запись преобразуется в текст на устройстве пользователя с помощью локальной модели; аудио не передаётся разработчикам модели или отдельному сервису распознавания. Модель загружается с Finance OS и может сохраняться в кэше устройства. Расшифровка сохраняется у того же сообщения, может быть исправлена автором и учитываться как источник состояния проекта в пределах тех же прав. Распознавание может ошибаться: текст, суммы и даты проверяются человеком. Голос не используется для установления личности. Аудио и текст хранятся по правилам соответствующего рабочего обсуждения и удаления связанных записей; не нужные для законной цели данные подлежат удалению в применимые сроки. Я могу продолжать пользоваться текстовыми комментариями без записи голоса. Новая версия общего согласия подтверждается существующей галочкой один раз при входе, без дополнительного согласования перед каждой записью или расшифровкой.

8. Конфиденциальность и меры защиты

Для действующей конфигурации предусмотрены проверка входа и прав на сервере, MFA для привилегированного доступа, разграничение рабочих пространств, защищённое соединение HTTPS, ограничение прямого публичного доступа к базе и административным панелям, приватное файловое хранилище и резервное копирование с проверкой восстановления.

Оператор обеспечивает необходимые организационные и технические меры, учитывая угрозы, состав данных и применимые требования к защищённости. К ним относятся ограничение административных полномочий, учёт действий и носителей, обновление программного обеспечения, обнаружение инцидентов и контроль доступа работников. Детали, раскрывающие секреты или создающие угрозу безопасности, публично не размещаются.

При инциденте принимаются меры по ограничению неправомерного доступа и сохранению необходимых доказательств. Оператор уведомляет Заказчика по условиям поручения и уполномоченный орган в предусмотренных законом случаях. Абсолютная невозможность утечки не гарантируется; меры защиты и процессы подлежат проверке и пересмотру.

При расширении состава данных, подключении кадрового документооборота, специальных категорий или внешнего анализа пересматриваются необходимые основания, права доступа, угрозы и требования к защите до такой обработки. Само изменение текста Политики не внедряет эти меры в приложение.

9. Права человека и порядок обращения

Субъект вправе получить предусмотренные законом сведения об обработке, её целях, основаниях, получателях, составе, источниках и сроках; потребовать исправления, блокирования или уничтожения данных при наличии оснований; отозвать согласие, потребовать прекращения обработки в предусмотренных случаях и обжаловать действия в Роскомнадзор или суд.

Обращение направляется на anatoly.kotov.ru@gmail.com или по почтовому адресу Оператора с пометкой «Персональные данные - Finance OS». Следует указать вопрос, способ ответа и сведения, позволяющие найти относящиеся к заявителю данные. Официальный запрос о доступе оформляется с учётом статьи 14 Федерального закона № 152-ФЗ. Полномочия представителя и личность заявителя проверяются соразмерно характеру запроса.

Сведения по запросу предоставляются в течение 10 рабочих дней; при предусмотренном законом мотивированном продлении - ещё не более 5 рабочих дней. При подтверждённой неточности данные исправляются в течение 7 рабочих дней. Для прекращения обработки, уничтожения и других требований действуют специальные сроки соответствующего основания.

Если сведения обрабатываются по поручению Заказчика, Оператор содействует рассмотрению обращения и сообщает, к какому оператору оно относится. Отказ или ограничение допускаются только по применимому закону и сопровождаются объяснением основания в установленном порядке.

10. Прекращение обработки и уничтожение

Для каждого набора сведений хранение продолжается только пока действует самостоятельная законная цель и основание либо обязательный срок. Допустимая пролонгация обслуживания не перезапускает сроки всех прежних документов. При завершении цели либо основания производится пересмотр, блокирование или уничтожение в применимом порядке; архивы и резервные копии не образуют самостоятельного основания бессрочного хранения.

При достижении цели или отзыве согласия применимые данные удаляются в течение 30 дней, если иное основание по закону или договору не требует продолжения обработки. Требование о прекращении обработки рассматривается с соблюдением предусмотренного законом срока, как правило 10 рабочих дней, с допустимым мотивированным продлением не более чем на 5 рабочих дней.

При установленной неправомерной обработке она прекращается в течение 3 рабочих дней; если её правомерность невозможно обеспечить, данные уничтожаются в течение 10 рабочих дней. Если технически невозможно уничтожить данные в применимый срок, они блокируются и уничтожаются в пределах срока, установленного законом, как правило не более 6 месяцев.

Удаление учётной записи или отзыв согласия не отменяют законные обязанности хранить определённые договорные, налоговые и учётные документы. Дальнейшая обработка ограничивается соответствующей целью и необходимым объёмом. Уничтожение данных документируется установленным порядком.

11. Изменение Политики

Актуальная утверждённая редакция размещается в официальных интерфейсах Finance OS с указанием даты и версии и доступна для ознакомления без входа в аккаунт. При существенном изменении целей, состава или получателей Оператор обновляет информацию и выполняет необходимые действия до начала новой обработки.

Изменение Политики не заменяет новое согласие, если оно требуется для изменённой обработки. Вопросы о применении Политики направляются по контактам Оператора.